El sistema de gestió ACTIO, proveït per la Diputació de Tarragona a l’administració local, incorpora una aplicació anomenada «Carpeta del regidor», per la qual els regidors poden presentar documents al registre. S’utilitza per a tota classe de peticions: presentar propostes de resolució al Ple, demanar informació pública, presentar sol·licituds genèriques, etc.
Aquest sistema no facilita cap resguard de la documentació presentada. Per l’art. 16.3 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques cal que tots els registres electrònics emetin automàticament un rebut consistent en una còpia autenticada del document presentat i dels que l’acompanyin com a adjunts, incloent la data i hora de presentació i el número d’entrada al registre. Només, abans de cloure el tràmit, és possible descarregar un model de la instància presentada, sense signatura i sense registre d’entrada, que no té cap força provatòria.
De fet, el sistema ofereix una funció per a veure l’expedient instruït per a cada presentació, però els regidors no tenen permisos per visualizar-los. Això també és contrari a l’article 26 de la Llei 26/2010, del 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, que fixa el dret dels interessats en un procediment administratiu en tramitació d’accedir a l’expedient i d’obtenir còpia dels documents que en formen part.
El 6 de setembre vam sol·licitar a la Diputació de Tarragona que resolgui aquestes mancances. De fet, suposant que l’expedient electrònic conté còpia registrada de la documentació presentada, la solució pot ser molt senzilla: només cal que cada regidor tingui permisos d’accés als expedients que genera, i que pugui descarregar la còpia amb número de registre d’entrada de les peticions presentades.
No disposar d’aquests resguards genera inseguretat jurídica i indefensió als regidors, ja que es veuen privats de mitjans de prova imprescindibles per a la presentació de reclamacions o denúncies. Poder acreditar els actes administratius iniciats és fonamental per al correcte desenvolupament de la tasca dels regidors, sobretot dels qui són a l’oposició.
